Tools und Tipps

Meine drei wichtigsten Tools für die Tagesplanung

An den guten Tagen beginne ich meinen Tag mit Bibellese und Gebet, aber auch mit der Tagesplanung. So komme ich vorbereitet ins Büro und los geht’s. Es kommt aber auch immer mal wieder vor, dass ich morgens nicht mit dem Wecker aus dem Bett komme. Dann kommt neben dem Bibellesen und Gebet auch die Tagesplanung zu kurz. Ich fahre dann ins Büro, ohne so richtig geklärt zu haben, mit welchen Aufgaben ich beginne… und versinke in vielen kleinen Aufgaben, die mir gerade dringend erscheinen.

Ich bin sicher nicht der Einzige, der sich damit schwer tut, die richtigen Prioritäten für den Arbeitsalltag zu setzen. In diesem Beitrag möchte ich drei Tools vorstellen, die mir Orientierung geben.

Todoist

Todoist ist das Tool meiner Wahl, wenn es um die Verwaltung meiner Projekte geht. Todoist ist cloudbasiert und plattformübergreifend. Ich nutze es sowohl auf meinem Laptop als auch auf meinem Smartphone. Auf der obersten Ebene unterscheide ich zwischen meinen unterschiedlichen Verantwortungsbereichen (Gemeinde, Evangelium für Alle, Privat), die farblich unterschiedlich dargestellt werden. Darunter sind die einzelnen Projekte zu finden, an denen ich arbeite – teilweise verschachtelt wenn es größere Projekte sind. Aufgaben, die ich sofort und in wenigen Minuten erledigen kann, brauche ich nicht bei Todoist zu hinterlegen. Ansonsten landet hier alles, was zu tun ist. Für terminierte Aufgaben erstelle ich teilweise Erinnerungen. Tim Challies’ Do More Better bietet übrigens eine hervorragende Einführung in die Planung mit Todoist. Im Bonusmaterial ist auch eine kleine Anleitung für die Einrichtung enthalten.

Fantastical

Mein zweiter Begleiter ist der digitale Kalender. Ich arbeite hier mit Fantastical. Fantastical ist leider nur für Apple-Geräte verfügbar. Der Kalender liegt aber ohnehin bei Google und ist lediglich bei Fantastical integriert. Fantastical bietet ein paar zusätzliche Möglichkeiten. Im Grunde tut es aber auch der normale Google-Kalender. Hier habe ich alle Termine hinterlegt. Meine Frau hat ebenfalls Zugang zu meinem Google-Kalender. Das ist sehr hilfreich wenn es um Terminabsprachen geht. Der Google-Kalender lässt sich im Grunde auch mit Todoist verknüpfen. Ich halte den Kalender aber lieber schlank und mag es nicht, wenn alle terminierten kleineren Aufgaben von Todoist im Kalender erscheinen. Deshalb trage ich Termine lieber doppelt ein wenn es sein muss.

10-Minute-Planner

Lange Zeit habe ich auch im Alltag mit Todoist gearbeitet. Seit ein paar Monaten arbeite ich aber wieder mit einem ganz analogen Planer, dem 10-Minute-Planner, mit dem ich sehr zufrieden bin. Äußerlich betrachtet, ist der glitzer-look auch des schwarzen Modells nicht ganz mein Ding, ich kann aber gut damit leben. Und die inneren Werte überzeugen mich absolut.

Während alle meine Projekte in Todoist gelagert sind, nutze ich den 10-Minute Planer für den Alltag. Der Planer enthält Seiten für sechs Monate. Auch hier ist eine doppelseitige Monatsansicht in Kalenderform zu finden. Wesentlich wichtiger für mich sind aber die Seiten für die Wochen- und Tagesplanung. In der Regel Sonntagnachmittag nehme ich mir ca. eine halbe Stunde Zeit und plane die Woche. Ich lege die wichtigsten Aufgaben fest und schaue, was an den jeweiligen Wochentagen zu tun ist. Jeden Morgen brauche ich dann 5-10 Minuten, um die Aufgaben für den Tag festzulegen. Während dieser Zeit sind auch Todoist und Fantastical geöffnet, während des Tages selbst nutze ich dann aber fast ausschließlich den Planer. Die wichtigsten Aufgaben werden entsprechend periodisiert dargestellt. Es gibt außerdem je eine kleine Spalte für den Tagesplan, schnelle Aufgaben und Notizen.

Ich probiere immer mal etwas Neues wenn es um Tools und Apps geht. Ich habe aber aktuell das Gefühl, mit diesem System sehr gut zu fahren. Welche Tools nutzt du zur Tagesplanung? Es würde mich freuen, von dir zu hören. Schreibe gerne einen Kommentar oder schreibe mit über das Kontaktformular.

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