Meine drei wichtigsten Tools für die Tagesplanung

Ich merke regelmäßig, was es für einen riesigen Unterschied bei mir macht, ob ich vorbereitet oder unvorbereitet ins Büro fahre.

An den guten Tagen beginne ich meinen Tag mit Bibellese und Gebet, aber auch mit der Tagesplanung. So komme ich vorbereitet ins Büro und los geht’s. Es kommt aber auch immer mal wieder vor, dass ich morgens nicht mit dem Wecker aus dem Bett komme. Dann kommt neben dem Bibellesen und Gebet auch die Tagesplanung zu kurz. Ich fahre dann ins Büro, ohne so richtig geklärt zu haben, mit welchen Aufgaben ich beginne… und versinke in vielen kleinen Aufgaben, die mir gerade dringend erscheinen.

Ich bin sicher nicht der Einzige, der sich damit schwer tut, die richtigen Prioritäten für den Arbeitsalltag zu setzen. In diesem Beitrag möchte ich drei Tools vorstellen, die mir Orientierung geben.

Todoist

Todoist ist das Tool meiner Wahl, wenn es um die Verwaltung meiner Projekte geht. Todoist ist cloudbasiert und plattformübergreifend. Ich nutze es sowohl auf meinem Laptop als auch auf meinem Smartphone. Auf der obersten Ebene unterscheide ich zwischen meinen unterschiedlichen Verantwortungsbereichen (Gemeinde, Evangelium für Alle, Privat), die farblich unterschiedlich dargestellt werden. Darunter sind die einzelnen Projekte zu finden, an denen ich arbeite – teilweise verschachtelt wenn es größere Projekte sind. Aufgaben, die ich sofort und in wenigen Minuten erledigen kann, brauche ich nicht bei Todoist zu hinterlegen. Ansonsten landet hier alles, was zu tun ist. Für terminierte Aufgaben erstelle ich teilweise Erinnerungen. Tim Challies’ Do More Better bietet übrigens eine hervorragende Einführung in die Planung mit Todoist. Im Bonusmaterial ist auch eine kleine Anleitung für die Einrichtung enthalten.

Fantastical

Mein zweiter Begleiter ist der digitale Kalender. Ich arbeite hier mit Fantastical. Fantastical ist leider nur für Apple-Geräte verfügbar. Der Kalender liegt aber ohnehin bei Google und ist lediglich bei Fantastical integriert. Fantastical bietet ein paar zusätzliche Möglichkeiten. Im Grunde tut es aber auch der normale Google-Kalender. Hier habe ich alle Termine hinterlegt. Meine Frau hat ebenfalls Zugang zu meinem Google-Kalender. Das ist sehr hilfreich wenn es um Terminabsprachen geht. Der Google-Kalender lässt sich im Grunde auch mit Todoist verknüpfen. Ich halte den Kalender aber lieber schlank und mag es nicht, wenn alle terminierten kleineren Aufgaben von Todoist im Kalender erscheinen. Deshalb trage ich Termine lieber doppelt ein wenn es sein muss.

10-Minute-Planner

Lange Zeit habe ich auch im Alltag mit Todoist gearbeitet. Seit ein paar Monaten arbeite ich aber wieder mit einem ganz analogen Planer, dem 10-Minute-Planner, mit dem ich sehr zufrieden bin. Äußerlich betrachtet, ist der glitzer-look auch des schwarzen Modells nicht ganz mein Ding, ich kann aber gut damit leben. Und die inneren Werte überzeugen mich absolut.

Während alle meine Projekte in Todoist gelagert sind, nutze ich den 10-Minute Planer für den Alltag. Der Planer enthält Seiten für sechs Monate. Auch hier ist eine doppelseitige Monatsansicht in Kalenderform zu finden. Wesentlich wichtiger für mich sind aber die Seiten für die Wochen- und Tagesplanung. In der Regel Sonntagnachmittag nehme ich mir ca. eine halbe Stunde Zeit und plane die Woche. Ich lege die wichtigsten Aufgaben fest und schaue, was an den jeweiligen Wochentagen zu tun ist. Jeden Morgen brauche ich dann 5-10 Minuten, um die Aufgaben für den Tag festzulegen. Während dieser Zeit sind auch Todoist und Fantastical geöffnet, während des Tages selbst nutze ich dann aber fast ausschließlich den Planer. Die wichtigsten Aufgaben werden entsprechend periodisiert dargestellt. Es gibt außerdem je eine kleine Spalte für den Tagesplan, schnelle Aufgaben und Notizen.

Ich probiere immer mal etwas Neues wenn es um Tools und Apps geht. Ich habe aber aktuell das Gefühl, mit diesem System sehr gut zu fahren. Welche Tools nutzt du zur Tagesplanung? Es würde mich freuen, von dir zu hören. Schreibe gerne einen Kommentar oder schreibe mit über das Kontaktformular.

10 Kommentare

  3. Hallo Jakob,

    ich setze für mich persönlich auch Todoist ein, nachdem ich jahrelang Toodledo genutzt habe und die MYN-Methode von Michael Linenberger (https://www.michaellinenberger.com/1MTDvsMYN.html). Dazu kommt der Google Kalender und mein Bullet Journal.

    Einen Weekview-Planer hatte ich auch bereits im Einsatz, aber mit gefällt einfach die Flexibilität eines Bullet Journals in seiner minimalistischen Form von Ryder Carrol (https://bulletjournal.com/). Wichtig ist für mich, dass ich eine Planung auf Papier viel besser erledigen kann als mit einem Online-Tool. Die Ablenkung ist einfach geringer und es bringt beide Gehirnhälften zum Einsatz. Vor allem wenn man sich täglich auch noch seine Ziele aufschreibt. 😉

    • Hallo Daniel,

      ja genau, mit dem Papier ist es für mich auch besser. Wichtig ist mir, dass ich mich mit dem Aufschreiben noch einmal bewusst dazu entscheide, was ich an dem Tag priorisieren will.

      Grüße,
      Jakob

  8. Hallo Jakob,
    vielen Dank für diesen Beitrag. Seit ich Do.More.Better von Tim Challies gelesen habe nutze ich auch todoist für meine Organisation meiner Aufgaben, für die Termine den Google-Calender und für Notizen Evernote.
    Seit zwei Monaten bin ich aber für die Tagesplanung auch dazu übergegangen, einen analogen Planer auszuprobieren: den Timer von weekview (https://www.weekview.de/shop/a5-planer/184/a5-timer-classic-2019-zeitmanagement-mit-52-coaching-impulsen-nach-biblischen-Prinzipien). Das zentrale Element des Kalenders ist die 7-Tage Woche und er folgt den Prinzipien “Erkennen – Planen – Tun – Wurzeln” mit Arbeiten und Ruhen.

    Zu den Impulsen kann ich nicht so viel sagen, weil ich sie bisher fast gar nicht gelesen habe. Was mir aber sehr gut gefällt, das ist die Vorgehensweise der Planung von langfristigen Zielen hin zu kurzfristigen (Lebensziele -> Jahresplanung -> Quartalsplanung -> Wochenplanung -> Tagesplanung). Das ist sehr hilfreich, wenn man Ziele verfolgt oder auch für Projekte. Auch die Seite Quartal Beobachten ist sehr gut.

    Zudem gibt es auch einige Ressourcen zu dem Thema Zeit-Management auf der Website (https://www.weekview.de/).

    Liebe Grüße
    Viktor

    • Vielen Dank für deinen Kommentar, Viktor! Ich nutze Evernote ebenfalls seit einigen Jahren – für mich privat und auch geteilte Notizbücher mit anderen. Nur spielt Evernote in meiner Tagesplanung keine Rolle. Dafür dann aber wie bei dir in der Jahres-, Quartals-, Monats- und Wochenplanung. Hier habe ich meine Jahresziele hinterlegt, inkl. meiner Motivation für die Ziele und einem Forschrittsbericht, in den ich einige Meilensteine eintrage. Wenn ich ein Ziel erreicht habe, hake ich es ab. Ansonsten überdenke ich meine Ziele jedes Quartal und passe sie ggf. an, und prüfe auch in meiner Monats- und Wochenplanung, was ich davon in dem Zeitraum erreichen will. Das ist ganz wesentlich für mich. Ich orientiere mich hier stark an Your Best Year Ever von Michael Hyatt (https://amzn.to/2ZvyzAL). Auch vor Erscheinen des Buches habe ich schon am Online-Kurs von Michael Hyatt teilgenommen (mit Videos und Material), als der preislich noch erschwinglich war. Was Weekview betrifft, vor ein paar Jahren habe ich mal den Wandplaner von ihnen verwendet, der mir recht gut gefallen hat. Die Planer habe ich mir auch mal angeschaut, sind für mich persönlich aber zu umfangreich. Der 10-Minute-Planner ist für mich aktuell genau das, was ich brauche. Von Zeit zu Zeit probiere ich aber gerne auch mal etwas neues, von daher… 🙂 Dass Weekview einen christlichen Hintergrund hat (genaueres weiß ich auch nicht) gefällt mir sehr gut. Der Spruch für heute im 10-Minute-Planner lautet: “Ob du denkst, Du kannst es, oder Du kannst es nicht: Du wirst auf jeden Fall Recht behlten.” (Henry Ford). Naja… 😉

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