Zeitmanagement mit System: der neue Block-Dir-Zeit-Planer

Jeder will effektiver arbeiten. Aber wenige wissen, wie es funktioniert. Cal Newports neuer Block-Dir-Zeit-Planer kann dabei helfen, genau das zu erreichen.

Grundsätzliches: Aufgabenmanagement oder Zeitmanagement?

Ich habe schon vieles ausprobiert. So richtig angefangen habe ich mit einem Tempus Zeitplaner. 2013 bin ich dann zur digitalen Aufgabenverwaltung gewechselt. Seit 2018 (siehe hier) bin ich jetzt bei einem Hybrid-System und fühle mich hier richtig wohl. Der wesentliche Unterschied ist der zwischen einem Aufgabenmanagement und einem Zeitmanagement. Mit To-do-Listen kann man sehr gut Projekte und Aufgaben verwalten, die eigene Arbeitszeit allerdings weniger gut. Die zusätzliche Nutzung eines Kalenders ist ein kleiner Schritt in die richtige Richtung. Aber damit richtig funktioniert, braucht es einen Zeitplaner. Und genau hier kommt der neue Block-Dir—Zeit-Planer von Cal Newport ins Spiel, der einen hervorragenden Ansatz hat.

Der Ansatz des Block-Dir-Zeit-Planers

Der Aufbau ist simpel. Für die Wochenplanung ist jeweils eine linierte Doppelseite vorgesehen, die frei gefüllt werden kann. Hier können relevante Projekte aufgeführt werden, die in dieser Woche fällig sind. Hier kann aber auch schon eine notiert werden, an welchen Tagen schwerpunktmäßig welche Aufgaben angegangen werden sollen – also eine Grobeinstellung der bevorstehenden Woche.

Auf die Wochenplanung folgt die Tagesplanung und damit der eigentliche Kern des Planers. Auf der linken Seite sind zwei Spalten enthalten. Die erste Seite zum Eintragen von Aufgaben, die zweite für Ideen. Es passiert mir sehr oft, dass mir Dinge in den Sinn kommen, während ich gerade eigentlich anderen Aufgaben nachgehe. Die Versuchung ist dann, die aktuelle Aufgabe zu unterbrechen und der anderen Sache nachzugehen. Das ist allerdings nicht besonders sinnvoll, denn später brauche ich wieder eine Weile, um mich erneut auf die ursprüngliche Aufgabe zu besinnen. Solche Aufgaben und Ideen können im Block-Dir-Zeit-Planer direkt notiert werden. So sind sie für den Moment aus dem Sinn, werden aber nicht vergessen. Aktuell löse ich das über Post-its, die ich an den Rand meines Schreibtischs klebe und später bearbeite. Es funktioniert, ist aber keine ganz saubere Lösung.

Die rechte Seite enthält ein Zeitblock-Raster mit insgesamt vier Spalten. Hier kann man seine Aufgaben in Blöcken von 30 Minuten eintragen. Der Grundgedanke ist der, dass man seine Planung in der ersten Spalte vornimmt. Wenn später dann etwas dazwischenkommt und sich der Zeitplan verändert, kann man die Zeit jeweils in der Spalte rechts neu verplanen. Ich arbeite schon eine ganze Weile nach diesem System. Eine Zeitplanung ist für mich absolut wichtig, und doch muss man so realistisch sein, dass Pläne auch mal umgeschrieben werden müssen. Das Gute beim Block-Dir-Zeit-Planer: Sowohl der ursprüngliche Plan als auch die späteren Überarbeitungen bleiben sichtbar. Nach einigen Wochen kann es sich lohnen, mal zurückzublicken. So wird schnell erkennbar, für welche Aufgaben man zukünftig mehr Zeit einplanen sollte, weil sie in der Regel länger dauern, als angenommen.

Ganz oben auf der ersten Seite befindet sich noch ein weiterer Bereich. Ich nenne ihn jetzt zum Schluss, weil er auch am Ende des Tages bearbeitet wird. Es können individuell tägliche Kennzahlen eingetragen werden, die helfen, die eigene Effektivität zu beurteilen. Zum Beispiel wie viele Zeitblöcke man für ein wichtiges Projekt eingesetzt hat, wie viel man getrunken hat, wie viele Seiten / Kapitel man an dem Tag gelesen hat usw. Zu guter letzt befindet sich hier auch das Feld „Abschalten durchgeführt“. Der Rat von Cal Newport: am Ende des Tages sollte man noch einmal alles Revue passieren lassen, Notizen und offenen Postfächer durchschauen und dann den Haken setzen. So kann man ruhig in den Abend starten, weil man sicher ist, nichts Wichtiges übersehen zu haben.

Einblicke

Und so kann das Ganze dann aussehen. Auf der rechten Seite in der ersten Seite die ursprüngliche Planung. In der zweiten die Änderungen nach einem unerwarteten wichtigen Telefonat und der dazugekommenen Aufgabe, kurzfristig ein Dokument zu erstellen. In der dritten Spalte die zweite Überarbeitung, nachdem klar wird, dass die Predigtvorbereitung etwas mehr Zeit in Anspruch nimmt.

Die Stärken

Der Ansatz des Planers gefällt mir sehr gut. Ich arbeite wie oben erwähnt schon eine Zeit lang mit der Time-Blocking Methode. Dieser Planer setzt das sehr gut um und besticht dazu mit seiner Schlichtheit. Auf der Doppelseite ist wirklich nur das vorhanden, was man braucht und es ist genug Platz für Aufgaben und Ideen, die während des Tages dazukommen können. Der Weekview-Planer, den ich aktuell benutze, hat dagegen sehr wenig Platz für einen einzelnen Tag. Ein klarer Vorteil des Block-Dir-Zeit-Planners. Der Preis ist mit 14,99€ (bei Amazon) durchaus angemessen.¹

Die Schwächen

Der Planer hat aber auch ein paar Schwächen. Er wirkt auf mich etwas klobig. Er hat das Format eines größeren gebundenen Buches. Dadurch fehlt meiner Ansicht nach etwas das Planer-Feeling. Ein kleineres Format und das Ganze mit Gummi und Stiftschlaufe (kann man natürlich auch nachrüsten) hätte mir besser gefallen. Das Cover sieht auch eher nach „Buch“ statt nach „Planer“ aus (anders als in der englischsprachigen Version).

Mein Fazit

Wer über die Schwächen beim Format hinwegsehen kann, bekommt mit dem Block-Dir-Zeit-Planer ein hervorragendes Tool an die Hand. Beachten sollte man natürlich, dass er nur 90 Tage abdeckt. Man braucht dementsprechend vier Planer für das komplette Jahr. Wenn man pro Tag eine Doppelseite zur Verfügung stellt, lässt sich das kaum vermeiden. Hier muss jeder für sich abwägen, was er braucht. Ich habe mich fürs nächste Jahr noch nicht abschließend entschieden, werde dem Block-Dir-Zeit-Planer aber eine Chance geben.

Ich danke dem Redline Verlag für die Zusendung eines kostenlosen Rezensionsexemplars. Meine Bewertung hat das nicht beeinflusst. Den Planer kann man auch direkt über den Verlag bestellen.

1. Interessanterweise wird der Planer anderswo teilweise für einen höheren Preis angeboten. Ich vermute, dass ein Zeitplaner nicht unter die Buchpreisbindung fällt – von daher lohnt sich vor der Bestellung ein Vergleich. ↩