Produktivität

To-do-Liste oder Kalender?

Seit 2016 nutze ich Todoist zur Verwaltung meiner Projekte und Aufgaben. Vorher habe ich mehrere Jahre lang Nozbe verwendet. Mit To-do-Listen bin ich sehr vertraut. Und doch arbeite ich seit 2019 zusätzlich wieder mit einem physikalischen Planer (siehe hier). Und seit einigen Wochen plane ich meine Tage sogar ziemlich genau im voraus durch. Die Methode nennt sich Time-Blocking und ich bin durch Cal Newport darauf aufmerksam geworden. Er beschreibt sie in seinem Buch Konzentriert arbeiten unter „Regel Nr. 4“ recht ausführlich. Auch auf seinem Blog hat er schon vor längerem darüber geschrieben (für Nerds auch hier).

Die Tagesplanung

Im Grunde geht es darum, jede Minute des Arbeitstages zu verplanen. Das hört sich radikal an, ist aber sehr hilfreich. Meine Projekte und Aufgaben verwalte ich weiterhin mit Todoist. Zu Beginn des Tages lege ich zuerst fest, was ich am jeweiligen Tag erledigen möchte und was davon die wichtigsten drei Dinge sind. Auch das geschieht noch alles in Todoist. Im nächsten Schritt übertrage ich die drei wichtigsten Aufgaben in meinen Planer und plane den Tag dann in 45 Minuten-Blöcken. Dass jede Minute verplant ist, heißt nicht, dass ich keine Pausen oder Puffer einplanen kann. Beides ist notwendig. Es heißt auch nicht, dass der Tagesplan in Stein gemeißelt ist. Manchmal dauern Dinge länger als geplant und manchmal kommen auch während des Tages neue Aufgaben hinzu, die dringend erledigt werden müssen. Dann kann ich den Tag ohne Weiteres anpassen. Newport zeigt in seinem oben verlinkten Blog-Beitrag, wie das auf einem einfachen Blatt Papier gehen kann: links der geplante Tag, rechts der überarbeitete. Persönlich arbeite ich mit Frixion-Stiften (gibt es in der unschlagbar günstigenStandard-Version und auch in einer hochwertigeren Version). Das gute daran: sie schreiben mit Tinte, die man wegradieren kann. So kann ich meinen Tagesplan auch direkt im Planer überarbeiten. Während der Blöcke habe ich einen Timer laufen. Das ist für mich Be Focused, kann aber auch jeder andere sein. Der Timer erinnert mich daran, dass ich während der gesamten Zeit bei meiner Aufgabe bleibe. Lasse ich mich ablenken und wende mich anderen Dingen zu, unterbreche ich den Timer. Am Ende des Tages notiere ich, wie viel Zeit ich auf diese Weise geplant und konzentriert gearbeitet habe. Das hilft mir, im Blick zu behalten, wie effektiv ich tatsächlich arbeite.

Mein Fazit

Der Vorteil für mich ist, dass ich mich viel besser auf die Dinge konzentrieren kann, die zu tun sind. Ich verliere mich nicht in einer Liste an Dingen, die alle zu tun sind, sondern ich gehe geplant an den Tag heran. Demnächst erscheint übrigens Newports eigener Time-Block Planner. Im Grunde bin ich glücklich mit dem Weekview Business-Planner, den ich aktuell verwende und ich denke ich werde dabei bleiben. Anschauen werde ich mir den Planer von Newport aber auf alle Fälle und werde dann vermutlich auch auf meinem Blog darüber berichten.

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