In christlichen Gemeinden ist die Situation oft etwas anders. Gerade in kleineren Gemeinden wird ein großer Teil der Arbeit von ehrenamtlichen Mitarbeitern getragen. Besprechungen finden meist abends statt – in Zeitfenstern, die ohnehin schon knapp sind. Gerade deshalb ist es wichtig, diese Zeit gut zu nutzen. Wenn Mitarbeiter ihre Abende investieren, sollten Besprechungen klar vorbereitet, sinnvoll strukturiert und wirklich zielführend sein.

Rebecca Hinds zeigt in ihrem Buch Your Best Meeting Ever (Affiliate-Link), wie genau das gelingen kann. Sie beschreibt typische Probleme moderner Meeting-Kultur und gibt eine Vielzahl praktischer Hinweise, wie Besprechungen besser geplant und durchgeführt werden können.

Warum dieses Buch relevant ist

Besprechungen gehören zum Alltag vieler Organisationen. Gleichzeitig gelten sie als einer der größten Zeitfresser moderner Arbeitskultur. Viel Zeit wird investiert – aber nicht immer mit einem entsprechenden Ergebnis.

Genau hier setzt Rebecca Hinds an. Sie beschäftigt sich seit vielen Jahren mit Zusammenarbeit im digitalen Zeitalter und berät Organisationen dabei, ineffiziente Meeting-Kulturen zu verbessern. Ihre Forschung zur Zukunft der Arbeit wurde unter anderem in Harvard Business Review, New York Times und Wall Street Journal veröffentlicht.

Das Buch richtet sich vor allem an Unternehmen. Dennoch lassen sich viele der Gedanken erstaunlich gut auf Gemeindearbeit übertragen.

Der Aufbau des Buchs

Das Buch beschreibt sieben Prinzipien, mit denen sich Besprechungen besser gestalten lassen. Jedes Kapitel greift ein typisches Problem moderner Meeting-Kultur auf.

Zunächst geht es um die Menge an Meetings. Viele Organisationen leiden unter einer regelrechten „Meeting-Schuld“: Termine werden angesetzt, ohne dass ihr Nutzen klar ist. Der erste Schritt besteht deshalb darin, unnötige Besprechungen konsequent zu streichen. Danach behandelt Hinds, wie man Meetings sinnvoll bewertet, welche Struktur eine gute Besprechung braucht und wie Kommunikation in Organisationen insgesamt besser organisiert werden kann.

Weitere Kapitel beschäftigen sich mit der Beteiligung der Teilnehmer, dem richtigen Timing von Besprechungen und dem sinnvollen Einsatz von Technologie. Die Stärke des Buchs liegt darin, dass Hinds ihre Prinzipien sehr praktisch erklärt. Viele Beispiele und kleine Werkzeuge helfen dabei, die Ideen direkt umzusetzen.

Gute Besprechungen beginnen mit einer klaren Agenda

Ein besonders hilfreicher Gedanke betrifft die Gestaltung der Tagesordnung. Viele Besprechungen beginnen mit einer Liste von Themen. Das Problem ist jedoch oft, dass diese Themen zu unklar formuliert sind. Dann redet man lange über etwas, ohne genau zu wissen, welches Ergebnis eigentlich erreicht werden soll.

Hinds empfiehlt deshalb eine einfache Regel: Jeder Agenda-Punkt sollte als Verb-Substantiv-Kombination formuliert werden. Statt „Budgetdiskussion“ könnte dort zum Beispiel stehen: „Q3-Budget verabschieden“. Statt „Projektupdate“ eher „Prioritäten für das nächste Quartal festlegen“.

Der Gedanke dahinter ist einfach: Jeder Tagesordnungspunkt braucht eine konkrete Aufgabe. Wenn sich ein Punkt nicht als Handlung formulieren lässt, gehört er vermutlich gar nicht in die Besprechung.

Warum weniger Teilnehmer oft bessere Meetings ergeben

Ein zweites Problem vieler Besprechungen ist eine zu große Teilnehmerzahl. Man lädt vorsichtshalber mehr Personen ein, als tatsächlich nötig wären. Doch je größer die Gruppe wird, desto schwieriger wird eine konzentrierte Diskussion.

Viele erfolgreiche Unternehmen begrenzen Meetings deshalb bewusst auf kleine Gruppen. Häufig liegt die sinnvolle Größe bei etwa sechs bis acht Teilnehmern. Die Idee dahinter ist einfach: Es braucht genügend Perspektiven, um gute Entscheidungen zu treffen, aber die Gruppe muss klein genug bleiben, damit ein echtes Gespräch möglich ist.

Eine hilfreiche Leitfrage lautet deshalb: Wer muss wirklich im Raum sein, damit diese Entscheidung getroffen werden kann?

Wozu dient diese Besprechung eigentlich?

Ein weiterer hilfreicher Gedanke ist der sogenannte 4-D-Test.

Nach Hinds sollte eine Besprechung nur stattfinden, wenn sie mindestens einem klaren Zweck dient: eine Entscheidung treffen, ein Thema gemeinsam durchdenken, unterschiedliche Positionen klären oder Menschen und Ideen weiterentwickeln.

Fehlt ein solcher Zweck, wird die Besprechung schnell zu einem Austausch ohne Ergebnis. In vielen Fällen wäre eine kurze schriftliche Information sinnvoller als ein Meeting.

Eine Beobachtung aus dem Gemeindealltag

Das Buch ist deutlich aus der Perspektive von Unternehmen geschrieben. Dort besteht häufig das Problem, dass zu viele Meetings stattfinden. In Gemeinden ist die Situation oft anders. Gerade kleinere Gemeinden werden stark von ehrenamtlichen Mitarbeitern getragen, und für Besprechungen stehen meist nur die ohnehin knappen Abendstunden zur Verfügung.

Das Problem ist deshalb selten eine zu große Anzahl von Treffen. Häufiger ist es schwierig, überhaupt einen Termin zu finden. Gleichzeitig werden Besprechungen manchmal relativ kurzfristig organisiert oder nur knapp vorbereitet.

Gerade deshalb ist es wichtig, die vorhandene Zeit gut zu nutzen. Wenn Mitarbeiter einen Abend investieren, sollte die Besprechung wirklich gut vorbereitet sein. Unnötige oder schlecht geplante Treffen verschwenden nicht nur Zeit – sie entwerten auch den Einsatz der Mitarbeiter.

Ein Gedanke aus dem Buch bleibt deshalb besonders hängen: Gute Besprechungen entstehen nicht zufällig. Sie müssen bewusst gestaltet werden.

Stärken und Grenzen des Buchs

Die größte Stärke des Buchs liegt in seinem Praxisbezug. Hinds beschreibt typische Probleme moderner Meeting-Kultur sehr treffend und liefert gleichzeitig konkrete Werkzeuge zur Verbesserung. Besonders hilfreich sind die vielen kleinen Regeln und Tests, die sich direkt anwenden lassen: eine klare Agenda, eine bewusst begrenzte Teilnehmerzahl oder eine einfache Prüfung des Meeting-Zwecks.

An einigen Stellen ist das Buch etwas ausführlich. Manche Gedanken hätten auch kürzer dargestellt werden können. Außerdem richtet sich das Buch deutlich an größere Organisationen. Einige Beispiele lassen sich nicht unmittelbar auf kleinere Teams oder Gemeinden übertragen.

Die grundlegenden Prinzipien bleiben dennoch sehr hilfreich.

Fazit

Your Best Meeting Ever (Affiliate-Link) ist ein sehr praktisches Buch über die Gestaltung guter Besprechungen. Rebecca Hinds zeigt klar, warum viele Meetings scheitern – und wie man sie besser gestalten kann.

Besonders Kapitel 3, in dem es um Struktur, Agenda und Teilnehmerzahl geht, ist äußerst hilfreich. Wer regelmäßig Besprechungen leitet, wird von der Lektüre profitieren.

Das Buch ist stellenweise etwas ausführlich. Dennoch lohnt es sich, wichtige Kapitel nach dem ersten Lesen noch einmal sorgfältig durchzugehen. Die investierte Zeit zahlt sich schnell aus – besonders dann, wenn mehrere Mitarbeiter an einer Besprechung teilnehmen. Denn jede Minute, die ein Meeting effizienter wird, multipliziert sich mit der Anzahl der Teilnehmer.

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Und doch merke ich immer wieder: Es gibt Phasen, in denen es gut ist, digitale Nutzung bewusst zurückzufahren. Gerade an Studientagen, bei konzeptionellen Leitungsaufgaben oder wenn ich spüre, dass E-Mails und Smartphone meinen Fokus zu stark fragmentieren. Für solche Tage habe ich mir einen schlichten analogen Tagesplan erstellt, den ich hier gern zur Verfügung stelle.

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Wie der Tagesplan aufgebaut ist

Der Plan bildet einen Arbeitstag von 7 bis 19 Uhr ab – in 15-Minuten-Schritten. Nicht, weil ich täglich zwölf Stunden arbeite, sondern weil sich meine Bürozeit meistens in diesem Rahmen bewegt. Für Abendtermine nutze ich kein Time Blocking, deshalb endet das Raster dort.

Links steht die Uhrzeit. Daneben plane ich morgens meine Zeitblöcke. In einer weiteren Spalte halte ich – falls abweichend – die reale Zeitverwendung fest. Wenn alles wie gedacht läuft, bleibt sie leer. Wenn nicht, wird sichtbar, wo sich der Ablauf verschoben hat und wo ich künftig realistischer planen sollte.

Eine zusätzliche Notizspalte ist bewusst integriert. Wenn während einer Aufgabe ein Gedanke auftaucht oder ein Anruf hereinkommt, mache ich mir kurze Notizen, ohne die aktuelle Arbeit zu unterbrechen. So bleiben Ideen gesichert, ohne den Fokus zu verlieren.

Das Prinzip ist nicht neu. In einem früheren Beitrag zum Block-dir-Zeit-Planer von 2020 habe ich das Time Blocking ausführlicher beschrieben. Der Planer war mir allerdings zu unhandlich. Inzwischen arbeite ich überwiegend digital und nur punktuell analog.

Digitale Nutzung bewusst beobachten

Ganz rechts auf der Seite befinden sich zwei schmale Spalten. Dort mache ich Striche, wenn ich mein Smartphone zur Hand nehme oder das E-Mail-Programm öffne. Manchmal ist das notwendig. Ich möchte diese Dinge aber möglichst reduzieren und bewusst reflektieren.

Ergänzung statt Ersatz

Der Plan ist kein Ersatz für ein digitales System. Er ist eine Ergänzung für Tage, an denen ich fokussiert und konzentriert arbeiten möchte. Vielleicht ist er auch für dich ein hilfreiches Werkzeug – nicht dauerhaft, sondern situativ.

Wenn du ihn ausprobierst, freue ich mich über eine Rückmeldung.

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Anliegen & Kontext

Tobias Milbrandt kam selbst erst als junger Erwachsener zum Lesen und beschreibt offen, wie Bücher sein Denken und Leben geprägt haben. Heute teilt er als Social-Media-Creator täglich Lesetipps, Inspiration und Rezensionen. Sein Buch richtet sich nicht an Fachleute oder geübte Vielleser, sondern an Menschen, die mehr lesen möchten, im Alltag aber schwer einen Zugang finden.

Da Lesen seit Jahren zu meinen Leidenschaften gehört, war ich gespannt, wie Milbrandt das Thema für ein breites Publikum aufbereitet. Genau hier zeigt das Buch seine größte Stärke: Es motiviert ohne Druck und vermittelt Freude am Lesen, ohne einschüchternd zu wirken.

Inhaltliche Zusammenfassung

Das Buch ist klar strukturiert, aber bewusst nicht akademisch angelegt. Es beginnt mit einer Analyse des digitalen Zeitalters: wie soziale Medien, ständige Ablenkung und Informationsflut unsere Aufmerksamkeit prägen und warum gerade Bücher helfen können, Tiefe und Fokus zurückzugewinnen.

Es folgen Abschnitte über den Wert von Büchern, die positiven Auswirkungen des Lesens auf Gesundheit und Wohlbefinden und die Bedeutung eines langsamen, konzentrierten Lesens. Danach wird es zunehmend praktisch. Milbrandt zeigt, wie man Lesen zur Gewohnheit macht, Freude und Leichtigkeit neu entdeckt und sich den Einstieg erleichtert – etwa durch kürzere Bücher, paralleles Lesen oder kleine Rituale.

Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf Lesetechniken wie Querlesen, Skimming, Speed Reading, fokussiertem Lesen und dem bewussten Einsatz verschiedener Medien wie E-Reader und Hörbücher. Der Autor erklärt, wie man Inhalte besser festhält – durch Markierungen, Haftmarker, Notizen oder kurze Zusammenfassungen – und wie man gute Bücher findet, ohne von der Fülle erschlagen zu werden. Den Abschluss bildet eine Ermutigung zum lebenslangen Lesen und der Gedanke, Bücher als Begleiter und Inspirationsquellen zu nutzen.

Stärken

Besonders positiv ist die Mischung aus niedriger Einstiegsschwelle und praktischer Orientierung. Der Stil ist leicht lesbar, die Kapitel sind kurz und klar strukturiert und daher auch für wenig geübte Leser gut geeignet. Milbrandt vermittelt spürbar seine Begeisterung für Bücher und schafft es, Lesen nicht als Pflichtaufgabe, sondern als Bereicherung darzustellen. Wertvoll sind zudem seine Hinweise, wie man Lesetechniken sinnvoll einsetzt und Inhalte behält, statt sie nur zu überfliegen.

An dieser Stelle erinnert das Buch inhaltlich an Maryanne Wolfs Schnelles Lesen, langsames Lesen (meine Rezension). Während Wolf aus wissenschaftlicher Sicht beschreibt, wie leicht wir durch digitale Medien in ein oberflächliches Lesen abrutschen, zeigt Milbrandt praxisnah, wie man dieser Entwicklung im Alltag entgegenwirken kann. Beide Bücher ergänzen sich dadurch auf hilfreiche Weise.

Schwächen und Grenzen

Weil das Buch sehr kleinteilig aufgebaut ist, bleiben manche Gedanken an der Oberfläche. Viele Kapitel greifen bekannte Impulse auf, ohne sie weiter zu entfalten. Einige Verweise auf wissenschaftliche Studien wirken etwas bemüht: Sie stützen zwar die Argumentation, bieten aber wenig echte Tiefe oder Abwägung. Und die ungewöhnlich kleine Schriftgröße fällt negativ auf; für manche Leser dürfte sie eine echte Hürde darstellen.

Christen und das Lesen

Auch wenn Lesen ist deine Superkraft kein christliches Buch ist, können Christen viel daraus mitnehmen. Viele der vorgestellten Methoden – bewusstes Markieren, gezieltes Notieren, selektives Lesen und eine passende Leseumgebung – helfen dabei, Inhalte gründlicher aufzunehmen und länger zu behalten. Diese Impulse können auch die eigene Bibellektüre bereichern und helfen, wieder ruhiger und konzentrierter zu lesen.

Das ist besonders wichtig, wenn man die Entwicklungen bedenkt, die Ben LeBlanc in einem aktuellen Artikel der Gospel Coalition beschreibt. Er zeigt, wie stark unsere Zeit von digitalen Ablenkungen geprägt ist und wie schnell dadurch Tiefe verloren geht. Gleichzeitig nimmt bei vielen Christen die biblische Grundkenntnis ab – ein Hinweis darauf, dass geistliche Prägung häufig oberflächlicher geworden ist. Ablenkung durch Smartphone und soziale Medien spielt dabei eine große Rolle: Sie kostet Aufmerksamkeit und erschwert geduldiges Nachdenken.

Gerade deshalb wünsche ich mir, dass Christen sich von Milbrandt wieder zum Lesen motivieren lassen. Nicht, weil er geistliche Ziele verfolgt, sondern weil seine praktischen Vorschläge helfen, die eigene Aufmerksamkeit zu schulen und eine gewisse Lesedisziplin zurückzugewinnen. Wer lernt, bewusster zu lesen, Inhalte zu verarbeiten und gute Bücher gezielt auszuwählen, schafft damit auch eine Grundlage, um der Bibel mit mehr Ruhe und Tiefe zu begegnen – etwas, das in unserer schnellen und scroll-geprägten Kultur immer wichtiger wird.

Persönliche Impulse

Für mich war das Buch trotz vieler bekannter Konzepte überraschend anregend. Zwei Dinge möchte ich konkret aufgreifen: Zum einen das Arbeiten mit Haftmarkern – als Ergänzung zu Markierungen – um zentrale Gedanken noch schneller wiederzufinden. Zum anderen der Ansatz, ungelesene Bücher im Regal nicht als Last zu sehen, sondern sie zunächst querzulesen, um ihren Wert besser einschätzen zu können.

Darüber hinaus hat die Lektüre mein Interesse am Thema Lesen neu geweckt. Als Nächstes steht How to Read a Book: Advice for Christian Readers (Affiliate-Link) von Andrew David Naselli auf meiner Liste.

Und ausdrücklich empfehlen möchte ich Lit! A Christian Guide to Reading Books (Affiliate-Link) – eines der hilfreichsten Bücher für christliche Leser. Leider ist es bis heute nicht auf Deutsch erhältlich. Es ist Jahre her, dass ich es gelesen habe; ich möchte es bald wieder zur Hand nehmen.

Fazit

Lesen ist deine Superkraft (Affiliate-Link) ist ein motivierendes und gut zugängliches Buch, das viele Menschen auf eine positive Weise ans Lesen heranführen kann. Wer bereits viel über Lesetechniken weiß, wird nicht überall Neues entdecken, findet aber dennoch nützliche Impulse. Insgesamt bietet das Buch eine gute Mischung aus Motivation und praktischer Anleitung – und hat mich selbst dazu angeregt, meine eigenen Lesegewohnheiten bewusster weiterzuentwickeln.

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Grundsätzliches: Aufgabenmanagement oder Zeitmanagement?

Ich habe schon vieles ausprobiert. So richtig angefangen habe ich mit einem Tempus Zeitplaner. 2013 bin ich dann zur digitalen Aufgabenverwaltung gewechselt. Seit 2018 (siehe hier) bin ich jetzt bei einem Hybrid-System und fühle mich hier richtig wohl. Der wesentliche Unterschied ist der zwischen einem Aufgabenmanagement und einem Zeitmanagement. Mit To-do-Listen kann man sehr gut Projekte und Aufgaben verwalten, die eigene Arbeitszeit allerdings weniger gut. Die zusätzliche Nutzung eines Kalenders ist ein kleiner Schritt in die richtige Richtung. Aber damit richtig funktioniert, braucht es einen Zeitplaner. Und genau hier kommt der neue Block-Dir—Zeit-Planer von Cal Newport ins Spiel, der einen hervorragenden Ansatz hat.

Der Ansatz des Block-Dir-Zeit-Planers

Der Aufbau ist simpel. Für die Wochenplanung ist jeweils eine linierte Doppelseite vorgesehen, die frei gefüllt werden kann. Hier können relevante Projekte aufgeführt werden, die in dieser Woche fällig sind. Hier kann aber auch schon eine notiert werden, an welchen Tagen schwerpunktmäßig welche Aufgaben angegangen werden sollen – also eine Grobeinstellung der bevorstehenden Woche.

Auf die Wochenplanung folgt die Tagesplanung und damit der eigentliche Kern des Planers. Auf der linken Seite sind zwei Spalten enthalten. Die erste Seite zum Eintragen von Aufgaben, die zweite für Ideen. Es passiert mir sehr oft, dass mir Dinge in den Sinn kommen, während ich gerade eigentlich anderen Aufgaben nachgehe. Die Versuchung ist dann, die aktuelle Aufgabe zu unterbrechen und der anderen Sache nachzugehen. Das ist allerdings nicht besonders sinnvoll, denn später brauche ich wieder eine Weile, um mich erneut auf die ursprüngliche Aufgabe zu besinnen. Solche Aufgaben und Ideen können im Block-Dir-Zeit-Planer direkt notiert werden. So sind sie für den Moment aus dem Sinn, werden aber nicht vergessen. Aktuell löse ich das über Post-its, die ich an den Rand meines Schreibtischs klebe und später bearbeite. Es funktioniert, ist aber keine ganz saubere Lösung.

Die rechte Seite enthält ein Zeitblock-Raster mit insgesamt vier Spalten. Hier kann man seine Aufgaben in Blöcken von 30 Minuten eintragen. Der Grundgedanke ist der, dass man seine Planung in der ersten Spalte vornimmt. Wenn später dann etwas dazwischenkommt und sich der Zeitplan verändert, kann man die Zeit jeweils in der Spalte rechts neu verplanen. Ich arbeite schon eine ganze Weile nach diesem System. Eine Zeitplanung ist für mich absolut wichtig, und doch muss man so realistisch sein, dass Pläne auch mal umgeschrieben werden müssen. Das Gute beim Block-Dir-Zeit-Planer: Sowohl der ursprüngliche Plan als auch die späteren Überarbeitungen bleiben sichtbar. Nach einigen Wochen kann es sich lohnen, mal zurückzublicken. So wird schnell erkennbar, für welche Aufgaben man zukünftig mehr Zeit einplanen sollte, weil sie in der Regel länger dauern, als angenommen.

Ganz oben auf der ersten Seite befindet sich noch ein weiterer Bereich. Ich nenne ihn jetzt zum Schluss, weil er auch am Ende des Tages bearbeitet wird. Es können individuell tägliche Kennzahlen eingetragen werden, die helfen, die eigene Effektivität zu beurteilen. Zum Beispiel wie viele Zeitblöcke man für ein wichtiges Projekt eingesetzt hat, wie viel man getrunken hat, wie viele Seiten / Kapitel man an dem Tag gelesen hat usw. Zu guter letzt befindet sich hier auch das Feld „Abschalten durchgeführt“. Der Rat von Cal Newport: am Ende des Tages sollte man noch einmal alles Revue passieren lassen, Notizen und offenen Postfächer durchschauen und dann den Haken setzen. So kann man ruhig in den Abend starten, weil man sicher ist, nichts Wichtiges übersehen zu haben.

Einblicke

Und so kann das Ganze dann aussehen. Auf der rechten Seite in der ersten Seite die ursprüngliche Planung. In der zweiten die Änderungen nach einem unerwarteten wichtigen Telefonat und der dazugekommenen Aufgabe, kurzfristig ein Dokument zu erstellen. In der dritten Spalte die zweite Überarbeitung, nachdem klar wird, dass die Predigtvorbereitung etwas mehr Zeit in Anspruch nimmt.

Die Stärken

Der Ansatz des Planers gefällt mir sehr gut. Ich arbeite wie oben erwähnt schon eine Zeit lang mit der Time-Blocking Methode. Dieser Planer setzt das sehr gut um und besticht dazu mit seiner Schlichtheit. Auf der Doppelseite ist wirklich nur das vorhanden, was man braucht und es ist genug Platz für Aufgaben und Ideen, die während des Tages dazukommen können. Der Weekview-Planer, den ich aktuell benutze, hat dagegen sehr wenig Platz für einen einzelnen Tag. Ein klarer Vorteil des Block-Dir-Zeit-Planners. Der Preis ist mit 14,99€ (bei Amazon) durchaus angemessen.¹

Die Schwächen

Der Planer hat aber auch ein paar Schwächen. Er wirkt auf mich etwas klobig. Er hat das Format eines größeren gebundenen Buches. Dadurch fehlt meiner Ansicht nach etwas das Planer-Feeling. Ein kleineres Format und das Ganze mit Gummi und Stiftschlaufe (kann man natürlich auch nachrüsten) hätte mir besser gefallen. Das Cover sieht auch eher nach „Buch“ statt nach „Planer“ aus (anders als in der englischsprachigen Version).

Mein Fazit

Wer über die Schwächen beim Format hinwegsehen kann, bekommt mit dem Block-Dir-Zeit-Planer ein hervorragendes Tool an die Hand. Beachten sollte man natürlich, dass er nur 90 Tage abdeckt. Man braucht dementsprechend vier Planer für das komplette Jahr. Wenn man pro Tag eine Doppelseite zur Verfügung stellt, lässt sich das kaum vermeiden. Hier muss jeder für sich abwägen, was er braucht. Ich habe mich fürs nächste Jahr noch nicht abschließend entschieden, werde dem Block-Dir-Zeit-Planer aber eine Chance geben.

Ich danke dem Redline Verlag für die Zusendung eines kostenlosen Rezensionsexemplars. Meine Bewertung hat das nicht beeinflusst. Den Planer kann man auch direkt über den Verlag bestellen.

1. Interessanterweise wird der Planer anderswo teilweise für einen höheren Preis angeboten. Ich vermute, dass ein Zeitplaner nicht unter die Buchpreisbindung fällt – von daher lohnt sich vor der Bestellung ein Vergleich. ↩

Der Beitrag Zeitmanagement mit System: der neue Block-Dir-Zeit-Planer erschien zuerst auf Jakobs Blog.

In Kürze erscheint übrigens Der Block-Dir-Zeit-Planer von Cal Newport, auf den ich schon einmal hingewiesen hatte. Der könnte durchaus eine Alternative sein, ist aber nur auf 90 Tage ausgelegt. Ich werde ihn vorstellen, sobald er erschienen ist.

Der Beitrag Kalender-Wahltipps von Weekview erschien zuerst auf Jakobs Blog.

Seit 2016 nutze ich Todoist zur Verwaltung meiner Projekte und Aufgaben. Vorher habe ich mehrere Jahre lang Nozbe verwendet. Mit To-do-Listen bin ich sehr vertraut. Und doch arbeite ich seit 2019 zusätzlich wieder mit einem physikalischen Planer (siehe hier). Und seit einigen Wochen plane ich meine Tage sogar ziemlich genau im voraus durch. Die Methode nennt sich Time-Blocking und ich bin durch Cal Newport darauf aufmerksam geworden. Er beschreibt sie in seinem Buch Konzentriert arbeiten unter „Regel Nr. 4“ recht ausführlich. Auch auf seinem Blog hat er schon vor längerem darüber geschrieben (für Nerds auch hier).

Die Tagesplanung

Im Grunde geht es darum, jede Minute des Arbeitstages zu verplanen. Das hört sich radikal an, ist aber sehr hilfreich. Meine Projekte und Aufgaben verwalte ich weiterhin mit Todoist. Zu Beginn des Tages lege ich zuerst fest, was ich am jeweiligen Tag erledigen möchte und was davon die wichtigsten drei Dinge sind. Auch das geschieht noch alles in Todoist. Im nächsten Schritt übertrage ich die drei wichtigsten Aufgaben in meinen Planer und plane den Tag dann in 45 Minuten-Blöcken. Dass jede Minute verplant ist, heißt nicht, dass ich keine Pausen oder Puffer einplanen kann. Beides ist notwendig. Es heißt auch nicht, dass der Tagesplan in Stein gemeißelt ist. Manchmal dauern Dinge länger als geplant und manchmal kommen auch während des Tages neue Aufgaben hinzu, die dringend erledigt werden müssen. Dann kann ich den Tag ohne Weiteres anpassen. Newport zeigt in seinem oben verlinkten Blog-Beitrag, wie das auf einem einfachen Blatt Papier gehen kann: links der geplante Tag, rechts der überarbeitete. Persönlich arbeite ich mit Frixion-Stiften (gibt es in der unschlagbar günstigenStandard-Version und auch in einer hochwertigeren Version). Das gute daran: sie schreiben mit Tinte, die man wegradieren kann. So kann ich meinen Tagesplan auch direkt im Planer überarbeiten. Während der Blöcke habe ich einen Timer laufen. Das ist für mich Be Focused, kann aber auch jeder andere sein. Der Timer erinnert mich daran, dass ich während der gesamten Zeit bei meiner Aufgabe bleibe. Lasse ich mich ablenken und wende mich anderen Dingen zu, unterbreche ich den Timer. Am Ende des Tages notiere ich, wie viel Zeit ich auf diese Weise geplant und konzentriert gearbeitet habe. Das hilft mir, im Blick zu behalten, wie effektiv ich tatsächlich arbeite.

Mein Fazit

Der Vorteil für mich ist, dass ich mich viel besser auf die Dinge konzentrieren kann, die zu tun sind. Ich verliere mich nicht in einer Liste an Dingen, die alle zu tun sind, sondern ich gehe geplant an den Tag heran. Demnächst erscheint übrigens Newports eigener Time-Block Planner. Im Grunde bin ich glücklich mit dem Weekview Business-Planner, den ich aktuell verwende und ich denke ich werde dabei bleiben. Anschauen werde ich mir den Planer von Newport aber auf alle Fälle und werde dann vermutlich auch auf meinem Blog darüber berichten.

Der Beitrag To-do-Liste oder Kalender? erschien zuerst auf Jakobs Blog.

Mitte des letzten Jahres hatte ich meine drei wichtigsten Tools für die Tagesplanung vorgestellt. Neben zwei digitalen Tools war das für mich der 10-Minute-Planner. Eigentlich hatte ich vor, längere Zeit bei dem Planer zu bleiben. Als ich dann aber Ende 2019 danach schaute, war er vergriffen und ich musste mich nach etwas Neuem umsehen. In einem Kommentar zu meinem damaligen Beitrag hatte mich Viktor auf Weekview hingewiesen. Als ich mir dann bei meiner Suche nach einem neuen Planer verschiedene Modelle ansah, schaute ich auch nach deren Modellen – und tatsächlich, ich wurde fündig. Ich habe mich für den Weekview Business Planner entschieden. In den letzten Wochen habe ich mich ein wenig mit dem Planer vertraut gemacht. Hier stelle ich euch drei Gründe, warum mich der Planer überzeugt.

1. Eine gute Jahresübersicht

Der Planer ist sehr übersichtlich gestaltet. Für 2020 und 2021 enthält er eine kompakte Übersicht, in die man sich die wesentlichen Termine eintragen kann. Auf jeweils einer Doppelseite kann man ein halbes Jahr gut überblicken. Auf den Seiten danach gibt es noch detailliertere Übersichten für 2020.

2. Praktisch, um Ziele zu verfolgen

Es gibt sehr schöne Vorlagen für die Planung von Jahreszielen und dann auch für die praktische Umsetzung. Die Jahresziele kann man im Anschluss direkt auf Quartalsziele herunterbrechen. Es gibt Seiten für die Ziele selbst, für die Umsetzung und dann für die Beobachtung der Fortschritte. Zum Schluss kann man das jeweilige Quartal dann noch für sich auswerten. Ich habe auch in den letzten Jahren schon mit Jahres- und Quartalszielen gearbeitet, hier kann ich meinen Ansatz direkt integrieren und habe praktische Vorlagen, die mir dabei helfen, meine Ziele zu erreichen.

3. Die Woche auf einen Blick

Ich muss zugeben, ich war hier zuerst skeptisch. Reicht eine Doppelseite wirklich aus für die Planung einer Woche? Die nächsten Wochen werden zeigen, wie ich damit zurecht komme, aber bis jetzt bin ich sehr begeistert. Meine Projekte und Aufgaben verwalte ich weiterhin mit Todoist. Der Platz auf der Wochenübersicht reicht für mich aber aus, um die Dinge einzutragen, die ich eben in dieser Woche zu erledigen habe. Die Wochenansicht fördert die Übersichtlichkeit und ermöglicht auch, dass das ganze Jahr im Planer untergebracht ist. Viele andere Planer (wie auch der 10-Minute-Planner) bieten nur Platz für ein halbes Jahr. Links oben kann ich die wichtigsten Aufgaben nach Prioritäten sortiert eintragen, in der Zeitleiste des jeweiligen Tages meine Zeiteinteilung notieren und in dem kleinen Feld darüber die wichtigsten Aufgaben des Tages hervorheben – soweit ich sie nicht gleich in die Zeitleiste eingetragen habe.

Mein Fazit

Der Weekview Business Planner ist für mich eine sehr gute Lösung. Die Übersichtlichkeit, die Umsetzung von Jahres- und Quartalszielen und die Wochenansicht überzeugen mich. Die Gestaltung außen wie innen gefällt mir außerordentlich gut – wesentlich besser als die des 10-Minute-Planners, den ich vorher verwendet habe. Im Anschluss an den eigentlichen Kalender gibt es darüber hinaus noch eine ganze Reihe von Listen für Projekte und leeren Blättern, die man selbst füllen kann. Der Business Planner ist erhältlich als Standardmodell, als Plus-Version mit Froschtasche, Stiftschlaufe und Tafelplaner und als Premium-Version, die zusätzlich ein Notizheft und einen Frixion-Stift enthält. Auf der Seite von Weekview kannst du übrigens auch alle anderen Modelle von Weekview finden.

Der Beitrag Drei Argumente für die Arbeit mit dem Weekview Business Planner erschien zuerst auf Jakobs Blog.