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Notizen und Dokumente verwalten – Eine Alternative zu Evernote

Seit vielen Jahren bin ich ein großer Freund von Evernote. In verschiedenen Notizbüchern lege ich hier alle möglichen Dokumente ab, ebenso wie wichtige E-Mails und eigene Notizen. Über vergebene Schlagworte finde ich Protokolle oder Rechnungen in der Regel in wenigen Sekunden. Und falls ich es vergessen haben sollte, bestimmte Schlagworte zu vergeben, die Volltextsuche funktioniert bestens. In der Premiumversion werden sogar Texte in abgelegten Bildern per OCR erkannt und man kann danach suchen. Im Team habe ich auch schon öfter mit geteilten Notizbüchern gearbeitet.

Möglichkeiten von Notion

Vor kurzem bin ich auf die App Notion gestoßen und experimentiere seit ein paar Wochen damit herum. Notion gefällt mir außerordentlich gut und könnte Evernote in Zukunft wenigstens für einige Aufgaben ersetzen. Notion stellt wesentlich mehr Möglichkeiten zur Verfügung, Inhalte strukturiert abzulegen und miteinander zu verknüpfen. Das erfordert mehr Arbeit beim ablegen, fördert dafür aber die Übersichtlichkeit.

Für einzelne Bereiche kann man Seiten gestalten und stellt so zusammen, was auch zusammengehört. Die Möglichkeiten zur Gestaltung einzelner Notizen bei Evernote sind sehr begrenzt. Das wird z. B. schnell sichtbar, wenn man mit Tabellen arbeiten möchte. Bei Notion werden Tabellen als Datenbanken angelegt. Die erzeugte Tabelle ist im Grunde nur eine Ansicht der Datenbank. So kann man mit unterschiedlichen Datentypen arbeiten (Text, Daten, Labels…), sich die Tabelle unterschiedlich sortieren lassen oder weitere Ansichten erzeugen.

Man kann außerdem aus einer großen Auswahl von Seitenvorlagen schöpfen, die andere Nutzer bereitgestellt haben. Die Vorlagen kann man dann für seine Zwecke entsprechend anpassen.

Schwachstellen von Notion

Ich werde weiterhin mit Notion experimentieren und denke, dass es Evernote für mich, wie oben beschrieben, in einigen Bereichen ablösen wird. Notion hat allerdings auch ein paar Schwächen und es bleibt abzuwarten, wie sich die App weiter entwickeln wird. Die Suchfunktionen von Evernote sind weiter entwickelt, das Hinzufügen neuer Notizen ist dort einfacher, und Notion hat zum aktuellen Zeitpunkt noch keine deutsche Benutzerumgebung. Für die Ablage einfacher Notizen bleibt Evernote bei mir bis auf Weiteres erste Wahl, während ich Notion für einzelne Bereiche weiter ausbauen werde.

Zum Thema Datenschutz

Zum Schluss noch ein Hinweis zum Datenschutz. Evernote und Notion sind ja US-amerikanische Firmen und ihre Server liegen außerhalb der EU. Ich bin hier kein Experte kann keine rechtssichere Auskunft geben. Evernote bekennt sich allerdings zur DSGVO und bietet einen Auftragsverarbeitungsvertrag an. Näheres kann man hier finden. Ähnliches gilt für Notion, die Teil des EU-US Privacy Shield sind. Auch sie bieten einen Auftragsverarbeitungsvertrag an (siehe hier). Mit sensiblen Daten sollte man natürlich grundsätzlich vorsichtig sein und sich im Zweifelsfall rechtlichen Rat einholen.

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