In meinem Pastorenalltag fallen ganz unterschiedliche Aufgaben an: Ich muss einen Bibeltext für die nächste Predigt durchdenken, eine Besprechung vorbereiten, Menschen besuchen und zwischendurch E-Mails beantworten. Da stellt sich für mich die Frage: Macht es einen Unterschied, für wann ich welche dieser Aufgaben einplane? Dieser Frage möchte ich in diesem Beitrag nachgehen. Eine Patentlösung, die für alle gilt, gibt es nicht. Aber es gibt Prinzipien, an denen wir uns bei der Planung unseres Tages orientieren können.
Warum die Uhrzeit einen Unterschied macht
In meinem letzten Beitrag habe ich das Buch „Protocols“ von Andrew Huberman vorgestellt. Darin geht es unter anderem um Schlaf und unseren inneren Tagesrhythmus. Beides beeinflusst, wann wir uns wach und aufmerksam fühlen. Huberman beschreibt auch Unterschiede zwischen Menschen, die eher früh oder eher spät in Gang kommen. Eine feste Uhrzeit, die für alle passt, gibt es natürlich nicht.
Daniel Pink richtet in seinem Buch „When“ (Affiliate-Link) den Blick stärker auf unseren Arbeitsalltag. Er unterscheidet Aufgaben, bei denen wir besonders konzentriert sein müssen, Aufgaben, für die wir neue Ideen brauchen, und eher verwaltende Tätigkeiten. Nicht jede Aufgabe braucht dieselbe Art von Aufmerksamkeit. Pink schlägt deshalb vor, die Aufgaben möglichst passend zum eigenen Tagesverlauf zu planen. Wie er sich das praktisch vorstellt, zeigt sein Tagesplaner zum Buch.
Was meine Schachpartien zeigen
Vielleicht hast du selbst schon eine Vorstellung davon, zu welchen Tageszeiten du besonders gut bei der Sache bist. Ich merke zum Beispiel, dass ich in den ein bis zwei Stunden vor meiner Mittagspause oft viel erledigt bekomme. Weil ich leidenschaftlich gern Schach spiele, habe ich auch die Ergebnisse meiner Online-Partien nach Tageszeit ausgewertet. Dafür standen mir mehrere Tausend Blitz- und Bulletpartien zur Verfügung – Partien mit kurzer beziehungsweise sehr kurzer Bedenkzeit.
Zwischen 14 und 16 Uhr fielen meine Ergebnisse in beiden Spielarten vergleichsweise gut aus, besonders im Blitzschach. Zwischen 12 und 14 Uhr ist das Bild gemischt: Im Bullet lief es gut, im Blitz weniger. Auch wenn ich die Spielstärke meiner Gegner berücksichtige, ändert sich dieses Muster kaum.
Die Zeit vor meiner Mittagspause nutze ich aufgrund meiner Erfahrung bereits gern für anspruchsvolle Arbeit. Die Auswertung meiner Schach-Partien gibt mir darüber hinaus einen Anlass, auch den frühen Nachmittag genauer in den Blick zu nehmen. Ergebnisse von Schachpartien sind natürlich nicht mit der Qualität einer Predigt vergleichbar. Trotzdem ist es eben klar eine Zeit, in der ich mich gut konzentrieren kann.
Welche Aufgaben brauchen deine volle Aufmerksamkeit?
Grundlegend ist die Frage: Welche Aufgaben verlangen meine volle Aufmerksamkeit? Für gründliche Exegese, das Erstellen von Predigtnotizen, das Ausarbeiten eines Konzepts oder das Durchdenken einer schwierigen Entscheidung halte ich mir möglichst Zeiten frei, in denen ich mich gut konzentrieren kann.
Einfache E-Mails, Terminabsprachen, das Formatieren bereits vorbereiteter PowerPoint-Folien und andere Routinetätigkeiten kann ich dagegen erledigen, wenn mir konzentriertes Arbeiten schwerer fällt. Manchmal passt in solche Zeiten auch das Sammeln erster Ideen für ein Projekt – je nachdem, wie anspruchsvoll die Aufgabe gerade ist. Ein Konzept braucht oft beides: zunächst Raum für Ideen und später Zeit, um sie sorgfältig auszuarbeiten.
Wichtige Besprechungen, Gespräche und Besuche verlangen ebenfalls volle Aufmerksamkeit. Ein kurzes organisatorisches Telefonat ist etwas anderes als ein seelsorgerliches Gespräch. Zugleich muss bei solchen Terminen natürlich berücksichtigt werden, wann andere Menschen Zeit haben und was sie gerade brauchen.
So findest und schützt du deine guten Stunden
Wenn du herausfinden möchtest, wann dir konzentriertes Arbeiten am besten gelingt, probiere es ein bis zwei Wochen lang aus: Notiere bei anspruchsvollen Aufgaben die Uhrzeit, wie gut du bei der Sache warst und wie weit du gekommen bist. Schau anschließend, ob sich bestimmte Zeiten wiederholt bewährt haben. Über solche kleinen Versuche habe ich bereits in „Kleine Experimente statt große Pläne“ geschrieben.
Wenn du ein gutes Zeitfenster gefunden hast, halte es nach Möglichkeit für anspruchsvolle Arbeit frei. Dabei kann dir zum Beispiel mein analoger Tagesplan für fokussierte Arbeitstage helfen. Achte auch darauf, Pausen und etwas Raum für Unerwartetes einzuplanen.
Mach es für die kommende Woche konkret: Wähle eine anspruchsvolle Aufgabe aus, gib ihr bewusst ein gutes Zeitfenster und prüfe hinterher, ob dir das geholfen hat.
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