Ich arbeite seit einigen Jahren mit Sunsama (zur App) und bin sehr zufrieden damit. Time Blocking, Integration mehrerer Google-Kalender, klare Tagesstruktur – für meinen normalen Büroalltag ist das nahezu ideal. An vielen Tagen funktioniert diese digitale Arbeitsweise hervorragend. Ich möchte dieses System nicht missen.
Und doch merke ich immer wieder: Es gibt Phasen, in denen es gut ist, digitale Nutzung bewusst zurückzufahren. Gerade an Studientagen, bei konzeptionellen Leitungsaufgaben oder wenn ich spüre, dass E-Mails und Smartphone meinen Fokus zu stark fragmentieren. Für solche Tage habe ich mir einen schlichten analogen Tagesplan erstellt, den ich hier gern zur Verfügung stelle.
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Wie der Tagesplan aufgebaut ist
Der Plan bildet einen Arbeitstag von 7 bis 19 Uhr ab – in 15-Minuten-Schritten. Nicht, weil ich täglich zwölf Stunden arbeite, sondern weil sich meine Bürozeit meistens in diesem Rahmen bewegt. Für Abendtermine nutze ich kein Time Blocking, deshalb endet das Raster dort.
Links steht die Uhrzeit. Daneben plane ich morgens meine Zeitblöcke. In einer weiteren Spalte halte ich – falls abweichend – die reale Zeitverwendung fest. Wenn alles wie gedacht läuft, bleibt sie leer. Wenn nicht, wird sichtbar, wo sich der Ablauf verschoben hat und wo ich künftig realistischer planen sollte.
Eine zusätzliche Notizspalte ist bewusst integriert. Wenn während einer Aufgabe ein Gedanke auftaucht oder ein Anruf hereinkommt, mache ich mir kurze Notizen, ohne die aktuelle Arbeit zu unterbrechen. So bleiben Ideen gesichert, ohne den Fokus zu verlieren.
Das Prinzip ist nicht neu. In einem früheren Beitrag zum Block-dir-Zeit-Planer von 2020 habe ich das Time Blocking ausführlicher beschrieben. Der Planer war mir allerdings zu unhandlich. Inzwischen arbeite ich überwiegend digital und nur punktuell analog.
Digitale Nutzung bewusst beobachten
Ganz rechts auf der Seite befinden sich zwei schmale Spalten. Dort mache ich Striche, wenn ich mein Smartphone zur Hand nehme oder das E-Mail-Programm öffne. Manchmal ist das notwendig. Ich möchte diese Dinge aber möglichst reduzieren und bewusst reflektieren.
Ergänzung statt Ersatz
Der Plan ist kein Ersatz für ein digitales System. Er ist eine Ergänzung für Tage, an denen ich fokussiert und konzentriert arbeiten möchte. Vielleicht ist er auch für dich ein hilfreiches Werkzeug – nicht dauerhaft, sondern situativ.
Wenn du ihn ausprobierst, freue ich mich über eine Rückmeldung.